Une journée de télétravail chez StandOut : nos outils pour collaborer à distance

Parce que même en période de crise sanitaire, StandOut est toujours là !

« Travailler sérieusement sans se prendre au sérieux », telle est notre devise et le COVID-19 n’y changera rien.

Plus sérieusement, nous avons mis en place dès le début de cette période de télétravail plusieurs outils et routines pour continuer à travailler normalement et à faire de vos projets des réalités.

Vous voulez savoir comment nous arrivons à collaborer à distance ? C’est parti pour une journée type de télétravail avec nous !

 

Sommaire

 

9h15 : Un espace de télétravail où l’on se sent bien
9h30 : C’est l’heure de la réunion d’équipe
10h : La gestion de projet & le management d’équipe
10h20 : La discussion instantanée
11h : Le stockage et partage de fichiers
12h : La gestion de son emploi du temps
13h30 : Un peu de détente
14h : Un rendez-vous client
14h30 : Un brainstorming
16h : L’écriture collaborative
17h : La formation en cas de baisse de l’activité
18h : Le bien-être de chacun

 

 

9h15 : Un espace de télétravail où l’on se sent bien

 

Parce que le télétravail n’est pas toujours facile quand on n’a pas l’habitude, il est important que vous mettiez en place un espace de travail où vous vous sentez bien !

Dès le premier jour, nous avons récupéré au bureau des écrans pour les disposer chez nous et être plus efficaces.

Mais aussi nos plantes ! Déjà que nous n’avons pas vraiment la main verte, nous voulions éviter de les laisser toutes seules au bureau. Et avoir un peu de verdure chez soi quand on ne peut pas sortir, avouons que c’est plutôt sympathique.

 

télétravail - télétravail agence de communication - home office

 

Le bureau maintenant bien disposé, la tasse de café à proximité et un peu de musique en fond, il est temps de se mettre au boulot.

Habillés comme tous les jours, en pyjama ou déguisé en banane (on ne dira pas qui fait ça dans l’équipe… mais apparemment ça augmente la productivité), nous sommes tous prêts à démarrer la journée.

 

 

9h30 : C’est l’heure de la réunion d’équipe

 

On aurait pu parler ici d’outils de visioconférences mais nous ne sommes pas vraiment du matin. Alors pour se dire bonjour, la team StandOut utilise Discord.

 

discord - discussion instantanée - collaborer à distance - chat vocal

 

Avant d’être un outil pour les gamers c’est d’abord une interface très facile d’utilisation pour communiquer avec votre équipe. Chacun rejoint le serveur, active son micro et peut ainsi discuter en direct avec ses collègues. C’est quand même plus chaleureux que de simples messages. Cependant, il est également possible d‘utiliser Discord comme une messagerie instantanée classique et de s’envoyer des messages.

De notre côté, on commence par prendre des nouvelles de chacun car il est important de s’assurer du moral des troupes.

Puis, nous faisons un point des tâches que chacun a à faire durant la journée pour bien s’organiser.

 

 

10h : La gestion de projet & le management d’équipe

 

Chacun fait un petit check-up de ses missions de la journée ainsi que de celles des autres et c’est parti.

Puisque le maître mot est l’organisation en agence de communication, nous avions d’ores et déjà pris l’habitude de travailler avec un outil de gestion de projet.

Auparavant sur Freedcamp, nous avons longtemps hésité entre différentes solutions tellement il en existe comme Asana ou Azendoo ou encore le très facile d’utilisation Trello.

Cependant, nous avons récemment jeté notre dévolu sur Monday qui nous offrait des fonctionnalités plus complètes et correspondant à nos attentes comme notamment :

  • Créer un tableau par projet / client
  • Créer plusieurs thématiques par tableau
    • Réseaux sociaux, SEO, site web, supports de communication…
  • Ajouter des tâches dans chaque thématique
  • Assigner ces tâches à des personnes de l’équipe
  • Indiquer dans quelle période de temps elle doit être effectuée
  • Indiquer le statut de la tâche
    • En cours, fini, coincé ou à valider
  • Ajouter des documents, commentaires à chaque tâche
  • Mesurer notre temps de travail
  • Permettre à chacun de voir en un clin d’œil les tâches à faire dans la journée
  • Partager un tableau à un client pour qu’il suive l’avancée du projet

 

Monday - gestion de projet - outil gestion de projet

 

 

10h20 : La discussion instantanée

 

« Hey Hugo ! Tu as eu des nouvelles de M. Dubreuil pour sa stratégie marketing ? »

Besoin d’une information sur un projet en particulier ? Slack est là !

Cela fait déjà un bon moment que l’équipe a adopté cet outil de discussion instantanée tellement il est pratique et nous avons renforcé son utilisation en télétravail.

Sur Slack, on peut créer des canaux de discussion par thème ou projet. Ainsi, lorsque l’on a besoin d’une information sur un client en particulier, on envoie un message sur le canal en question. Nul besoin de préciser à chaque fois de quoi il s’agit ou d’embêter les personnes de l’équipe non concernées par le projet, Slack facilite tout cela.

On peut également s’adresser personnellement à un membre de l’équipe ou bien partager rapidement des documents.

Slack - messagerie instantanée - management d'équipe

 

 

11h : Le stockage et partage de fichiers

 

Le télétravail change assez peu notre mode de fonctionnement quant au stockage et partage de fichiers.

Nous avions l’habitude de stocker tous les documents nécessaires à la création de sites Internet et à nos autres prestations sur Google Drive.
C’est une solution facile, sécurisée et peu coûteuse pour que chacun ait accès aux fichiers de StandOut.
D’autres solutions similaires existent comme Dropbox ou encore One Drive.

Google drive - stockage fichiers

Lorsqu’il s’agit de partager des fichiers plus lourds, que ce soit entre nous ou bien à un client, nous privilégions WeTransfer. En un clic, nous pouvons transférer un document grâce à un lien qui permettra au destinataire de le télécharger. Cela est particulièrement utile pour envoyer des livrables à un client ou lors de moments de création de contenus marketing. Et oui, on ne peut plus juste se pencher pour regarder les merveilleuses créations graphiques d’Aurélien maintenant !

 

Wetransfer - transférer fichiers - envoyer documents

 

 

12h : La gestion de son emploi du temps

 

Un client appelle Jeff pour valider nos wireframes. Nous allons pouvoir commencer le développement de son site web ! Il va falloir planifier ensemble plusieurs rendez-vous pour lui montrer l’évolution de son site et valider avec lui chaque étape du projet.

Les outils de gestion comme Monday ont beau nous aider beaucoup pour gérer nos emplois du temps, un outil supplémentaire est nécessaire pour planifier des rendez-vous.

Chez StandOut, nous tirons profit des outils Google et puisque nous avons une adresse Gmail, quoi de plus simple que d’utiliser Google Agenda ?

Ce calendrier offre une multitude d’options qui permettent entre autres de :

  • Partager un calendrier à l’ensemble de l’agence pour ne pas planifier deux réunions en même temps.
  • Envoyer des invitations de rendez-vous par mail dont la réponse ajoute automatiquement le rendez-vous au calendrier.
  • Créer plusieurs calendriers dans un même calendrier afin de dissocier vie personnelle et vie professionnelle par exemple.
  • Facilement trouver un créneau où chacun est disponible grâce au paramètre « Find a time ».
  • Définir les créneaux horaires où nous sommes disponibles afin d’envoyer une notification à un collègue qui nous proposerait une réunion en dehors de ces horaires.

 

Google Agenda - calendrier entreprise

 

Et si jamais vous avez un nombre incalculable d’adresses mail et que vous vous retrouvez perdus face à leurs multiples calendriers, Calendly offre la possibilité de synchroniser tous vos calendriers à un seul endroit pour :

  • Éviter de vous prendre la tête.
  • Ne plus planifier deux réunions en même temps.

 

Calendly - calendrier entreprise

 

 

13h30 : Un peu de détente

 

Après la pause déjeuner, nous avons notre petit rituel pour relâcher un peu la pression et se relancer pour l’après-midi : Skribbl.io.

C’est tout simplement un Pictionnary en en ligne auquel on peut jouer à plusieurs. Nous nous connectons tous à la même « room » et pendant que l’un d’entre nous dessine, les autres tentent de deviner le mot avant les autres.

Détente et fous rires assurés face aux dessins des autres.

 

skribbl.io - pictionary en ligne

 

Ensuite, vous connaissez sûrement le jeu de cartes des Loups Garous de Thiercelieux ? Vous savez là où les loups garous tentent d’éliminer tous les villageois tandis que ces derniers essayent de les tuer ? Eh ben Wolfy est une adaptation qui permet d’y jouer également en ligne avec vos collègues ou amis.

 

Wolfy - jeu loup garou - jeu loups garous - loup garou en ligne

 

 

14h : Un rendez-vous client

 

Paul a rendez-vous pour une proposition commerciale aujourd’hui. Il y serait bien allé en scooter comme d’habitude mais ce n’est plus possible.

En temps normal, nous faisons tout pour rencontrer nos clients car nous pensons que le contact humain est très important pour mener à bien un projet.

Mais nous nous adaptons et mettons en place des solutions de visioconférences pour assurer nos rendez-vous même à distance.

Zoom est un outil similaire à Skype qui offre des fonctionnalités parfois payantes mais très pratiques pour les professionnels.

Il permet ainsi de :

  • Faire des réunions à plusieurs avec une bonne qualité de vidéo et de son, et ce depuis son mobile, sa tablette ou son ordinateur
  • Partager son écran aux autres participants
  • S’écrire des messages et partager des fichiers en direct grâce à un chat
  • Organiser des webinaires
  • Enregistrer ses réunions et transcriptions générées par intelligence artificielle pour les fonctions les plus avancées !

 

 

 

14h30 : Un brainstorming

 

Nous n’avons pas encore eu l’occasion de faire de brainstorming à distance que ce soit entre nous ou avec nos clients mais cela ne saurait tarder.

Entre branding, création de nom de marque et de logo, nous avons plus que besoin de partager nos idées pour booster notre créativité.

Voici une petite liste des outils que nous utilisons. Tous permettent de collaborer en temps réel !

 

Mindmeister

 

Mindmeister permet de créer des mindmaps, aussi appelées cartes mentales. Cela est particulièrement utile lors de création de plateforme de marque.

Avoir visuellement une idée générale de là où l’on veut amener une marque aidera :

  • D’une part, notre équipe à proposer un projet cohérent en prenant bien tous les éléments en compte.
  • Et d’autre part nos clients à mieux se projeter.

 

 

Miro

Miro est un autre outil qui se présente un peu comme un whiteboard / tableau blanc infini.

Ici, on peut aussi bien faire des cartes mentales, que créer des post-it, dessiner, faire des tableaux, ajouter des flèches et formes, importer des images, documents et mêmes vidéos.

Il n’y aucune limite à la créativité avec Miro !

 

 

Lucidchart

 

Enfin, on voulait vous présenter Lucidchart. Cet outil permet de créer des diagrammes et schémas. On peut par exemple imaginer l’arborescence d’un site avec. C’est un outil utile quand on veut quelque chose de plus structuré ou qui a besoin d’une organisation claire.

 

 

 

16h : L’écriture collaborative

 

Lorsque nous travaillons sur des projets, nous avons souvent besoin d’écrire à plusieurs sur un même document, tableau ou diaporama en temps réel. Google Docs, Google Sheets et Google Slides nous offrent la possibilité de le faire en toute simplicité.

 

 

 

17h : La formation en cas de baisse de l’activité

 

Un peu de baisse d’activité ? C’est le moment de rentabiliser ce temps pour se former !

Un nouveau projet arrive ?
Nous souhaitons nous perfectionner dans un domaine ?
Ou bien acquérir de nouvelles compétences ?

Peu importe notre objectif, nous trouvons toujours de quoi nourrir notre cervelle tant il existe de nombreuses formations en ligne gratuites ou payantes.

Chez StandOut, notre stagiaire Coenca en a profité pour obtenir la certification Google sur les « Principes Fondamentaux du Marketing Numérique ». Cette formation est dispensée par Google Ateliers Numériques (ou Google Digital Garage pour les plus bilingues d’entre nous). Elle permet d’aborder l’ensemble des sujets liés au marketing digital au travers de quizz et courtes vidéos.

 

 

De son côté, Mathieu a opté pour des formations de Coursera en anglais lui permettant de se spécialiser sur des sujets plus spécifiques comme le Marketing Viral ou l’UI / UX Design. Certaines de ces formations demandent de réaliser régulièrement des exercices comme la création de wireframes par exemple afin d’apprendre en pratiquant.

 

 

18h : Le bien-être de chacun

 

À l’agence, nous avons l’habitude de faire une petite météo des humeurs de l’équipe pour être sûrs que tout le monde va bien.

Il est important de s’assurer que chacun garde le moral, surtout en ce moment !

Nous avons récemment découvert un outil qui permet de mesurer le bien-être d’une équipe : Teammood.

Il permet notamment aux chefs de projet ou managers d’envoyer chaque jour à une heure définie, un mail à chacun de ses collaborateurs. Ces derniers auront juste à cliquer dans le mail sur l’indicateur correspondant à leur humeur de la journée. Toutes les informations sont collectées et délivrées de façon anonyme au manager qui pourra ainsi évaluer le moral des troupes et agir en conséquence.

 

 

 

Envie de travailler avec nous ?

 

Vous avez pu découvrir au travers de cet article que nous étions parés pour faire face à ce virus.

Alors si vous avez envie de tenter l’aventure avec nous, contactez-nous !

N’hésitez pas également à nous partager vos astuces pour rester productifs en cette période de télétravail 🙂

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